Gerir a máquina pública em pequenos e médios municípios é desafiador. O tamanho da municipalidade não torna os problemas mais fáceis de serem resolvidos, mas exige dos gestores capacidades inovadoras e até transformadoras para lidar com o dia-a-dia da administração municipal. É preciso focar no que contribui para manter, dentro da legalidade, atualizadas as práticas que já existem e oferecem bons resultados. 

Um ponto essencial para que a atuação de todo esse corpo administrativo e político trilhe para uma gestão equilibrada e que responda aos anseios e necessidades dos cidadãos, é o aprimoramento da sua capacidade de planejamento. Dentro dessa realidade, precisamos falar sobre o Plano Anual de Contratações (PAC), também chamado de Plano Anual de Compras, Plano de Aquisições e Contratações ou de Plano Anual de Compras e Contratações, que, independente do nome, está ligado diretamente à capacidade da gestão em planejar. 

Plano Anual de Contratações (PAC)

O PAC envolve a aquisição de bens, contratação de obras e de serviços, o que exige dos responsáveis, tanto pelas contratações quanto dos técnicos que as solicitaram, um contínuo gerenciamento da qualidade dos produtos, obras e serviços arrematados. Parte do papel dos agentes públicos é de fiscalizar os recursos utilizados também para garantir que sejam entregues à população serviços públicos com padrões ótimos de qualidade. 

Há uma série de procedimentos e formalidades necessários para as compras governamentais, algumas são específicas do processo licitatório, que será tratado em outro momento. Durante o planejamento, há pontos em que o gestor deve se questionar ao projetar as contratações:

• O objeto contempla a necessidade administrativa?
• Qual o tempo necessário para a execução do objeto? 
• Quais os riscos da contratação?
• É possível elencar os prováveis fornecedores?
• Quem será o responsável pela fiscalização do contrato? 
• Quais as cláusulas que serão inseridas na minuta contratual?

Esses questionamentos, já na fase do planejamento, são capazes de melhorar as compras públicas em um quesito essencial e bastante discutido em todos os âmbitos da administração pública: a qualidade. Os meios de compras governamentais no Brasil são referências na América do Sul e existem para evitar que os processos deixem de seguir os pleitos constitucionais e que desvirtuem a administração. 

Logo, um bom PAC contribui para que no momento de realização das compras, estejam inseridos elementos nos processos licitatórios que valorizem a qualidade dos produtos solicitados e que sejam capazes de atrelar o pagamento de obras e serviços à qualidade dos resultados obtidos, gerando eficiência no gasto público e garantindo obras e serviços com qualidade mensurável. 

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Passos para construir um bom PAC

Para um bom Plano Anual de Contratações, é essencial passarmos por 4 passos, que cabem as Áreas/Secretarias que fazem as solicitações, mas são elementos que fortalecem a construção de um bom Plano, elaborado pelo setor de Compras e Licitações da Administração Municipal:

• • Realização dos Estudos Técnicos Preliminares: O essencial para esses estudos é ouvir as partes envolvidas naquela requisição de compra ou contratação de obra/serviço. Pensar nas motivações da compra, as alternativas, e os possíveis resultados de tais contratações, até mesmo definindo pontos positivos e negativos de cada escolha, além de acompanhar os preços de mercado e o histórico de compras realizado em momentos anteriores;
  • Gerenciamento de Risco: Trata exatamente de minimizar os impactos negativos das escolhas feitas nas contratações, seja por baixa qualidade de produtos e serviços, por desistência do contratado para execução de obras, entre outros. Isso é possível ao definir os riscos existentes e o modo de lidar com cada um deles, antevendo-os;
  • Requisições de compras:  As áreas que forem adquirir um produto ou serviço devem escrever um documento para o Setor de Compras contendo na descrição os itens abaixo. Depois essas requisições serão analisadas, agregadas, aprovadas ou negadas, pelo Setor de Compras para que então seja formulado o Termo de Referência (TR). Para além dessas reflexões, é importante lembrar que ao incluir no PAC um item que se pretende contratar ou renovar, deve ser informado obrigatoriamente o que segue:
    
  • Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico: Esse é o documento que o Setor de Compras realiza para abrir  o processo licitatório e, consequentemente, realize as contratações municipais.

Outras informações sobre o Plano Anual de Contratações

Fazer os questionamentos propostos e seguir os passos expostos oferece inúmeros benefícios nesse processo, ainda mais pelo fato de muitas dessas compras e contratações não serem complexas, o que só qualifica o Plano Anual de Contratações. Destacando que ainda é obrigatório seguir os princípios da Constituição que prezam pela legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. 

Considerando que a estrutura das prefeituras muitas vezes é simples, o fluxo adequado é aquele que aperfeiçoa o processo, mantendo a qualidade das compras e contratações e diminuindo riscos e erros. Além disso, o ideal é que sejam estabelecidos prazos para as áreas solicitantes fazerem suas requisições e para a formulação do PAC, alinhando com a data de aprovação da Lei Orçamentária Anual (LOA). ¹²

Além disso, é importante ressaltar que a agregação e padronização das solicitações das Áreas e secretarias é primordial para garantir uma maior e melhor eficiência de recursos municipais. Há casos em que secretarias diferentes pedem o mesmo item com especificações distintas, ou que são abertos 2 processos licitatórios para o mesmo item. Normalmente, essas agregações e padronizações fazem com que se consiga melhores preços na aquisição pelo ganho de escala.

É interessante também que versões preliminares e revisadas do Plano Anual de Contratações sejam divulgadas às áreas solicitantes para conferências e possíveis alterações. Tornar público o documento final também é uma forma de dar mais transparência ao processo e reafirmar o caráter democrático das ações de governo.

O PAC e o mandato

Nos dois últimos quadrimestres do mandato deve-se estar atento, na elaboração do Plano Anual de Contratações, ao artº 42 da Lei de Responsabilidade Fiscal. Esse, proíbe que o município contraia despesas que não possam ser cumpridas integralmente no último ano de mandato. Caso, ainda haja parcelas a serem pagas após o mandato, o gestor deve garantir a disponibilidade de recursos em caixa para seu sucessor quitá-las. 

No que mais o PAC pode contribuir?

As compras governamentais muitas vezes são responsáveis por uma parcela considerável da movimentação econômica de determinada localidade. Um gestor atento pode verificar que é possível criar ciclos de compras públicas que beneficiem e induzam o crescimento econômico da municipalidade, fazendo circular localmente a renda ao mesmo tempo em que é possível contribuir para o surgimento de vocações econômicas locais. 

Por isso, destacamos que há Leis Federais (123/06 e 147/14) que tratam da simplificação do tratamento jurídico para microempresas e empresas de pequeno porte, característica de parcela considerável da estrutura econômica de inúmeros municípios, e que apresenta dispositivos diferenciados que contribuem para a participação dessas empresas nos processos de contratações governamentais, facilitando-as e contribuindo para o ambiente próspero exposto anteriormente.

O Governo Federal possui um histórico e formato bastante reconhecidos na elaboração do Plano Anual de Contratações (PAC), com fluxos e cronogramas bem definidos, que seguem a complexidade da estrutura federal, mas que podem contribuir na elaboração de um PAC adequado a realidade do seu município.

O PAC e demais instrumentos do planejamento

O Plano Anual de Contratações (PAC) é apenas um dos instrumentos da importante função de planejamento no setor público brasileiro. Composto por peças como o Plano Plurianual (PPA), Lei de Diretrizes Orçamentária (LDO) e Lei Orçamentária Anual (LOA), o planejamento é essencial para o bom funcionamento da administração pública e do bom uso do dinheiro público.

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