Projetos sem diretrizes não são capazes de primar pelo uso do tempo, detalhamento do escopo ou rigor no dispêndio financeiro. As estimativas equivocadas no planejamento e a execução subestimada de uma obra, por exemplo, são sinais que demonstram as lacunas de um projeto sem planejamento.  O preenchimento dessas lacunas através da prática de gerenciamento de projetos com processos e metodologias específicas torna-se a base para implementação de um escritório de gestão de projetos.

Já falamos aqui sobre as vantagens existentes na implementação deste departamento em prefeituras municipais 

Levando em consideração que cada prefeitura possui um tipo singular de organização, é importante citar que existem 3 tipos de escritório de gestão de projetos. Estes servem como molde para amparar a inserção deste departamento na estrutura pública. São eles:

Suporte: Realiza atividade de consultoria fornecendo expertise, modelos e treinamentos.

Controle: Além das atividades de suporte, este tipo de escritório de projetos implementa uma metodologia e preza pela conformidade aliada à gerenciamento das ações. 

Diretivo: Suplementar ao papel de controle um especialista é designado para supervisionar cada um dos projetos a serem executados pelo setor público.

A seguir será explorado cada um dos tipos de escritório de gestão de projetos:

Características comuns aos tipos de escritórios de projetos 

O escritório de gestão de projetos possui uma função prioritária: Gerenciar projetos. Entretanto, existem diversas práticas a serem realizadas por este departamento, independente do seu tipo. São elas: 

• Introduzir processos e rotinas de gerenciamento;
• Fornecer ferramentas de suporte e documentos de trabalho;
• Padronizar a terminologia de gestão de projetos;
• Realizar treinamentos nas ferramentas de gestão de projetos
• Avaliar Armazenar e distribuir informações;
• Analisar cronogramas, custos, riscos e escopo.

É importante salientar que implementar um escritório de projetos capaz de realizar todas essas atividades pode parecer uma tarefa trabalhosa dentro de uma administração que não tenha histórico com essa prática ou que aparentemente não possua recursos suficientes. No entanto, os benefícios são muitos e pode apostar que valerá à pena.

A seguir estão dispostas os principais tipos de escritório de gestão de projetos. Estes três servem como ponto de partida para toda prefeitura que deseje implementar essa estrutura:

1. Escritório de gestão de projetos de Suporte (Estação meteorológica)

 

Metaforicamente conhecido como “Estação Meteorológica”, sua função inicial é a difusão de informações. Uma vez que a falta de fornecimento de dados, ou a duplicidade dos mesmos é um fator crítico na eficiência da gestão do projeto.

Portanto, o primeiro objetivo do escritório de gestão de projetos do tipo suporte é que seja um repositório de dados utilizado livremente por todos que estejam envolvidos nos projetos. Ele deve prover um meio de comunicação objetivo, estruturado e padronizado para fácil entendimento de todos. 

Para proporcionar esse meio devem ser criados modelos de relatórios que acompanhem os indicadores dos projetos. Estes devem responder a perguntas como:

• Em que ponto está o projeto? 
• Qual o grau de execução das fases em curso?
• Quanto fora investido e para qual finalidade?
• Quais são as dificuldades atuais e riscos que afetam o decorrer do projeto?

Complementar à distribuição de informação deve ser realizada a capacitação e formação em gestão de projetos.

Finalmente, este tipo não possui poder de influência na forma como os trabalhos são conduzidos, contudo deve haver acompanhamento auxiliar, caso solicitado. Caso seja desejo da administração implementar um tipo de escritório de gestão de projetos que tenha como objetivo solucionar os problemas do projeto, deverá optar pelo modelo seguinte.

2. Escritório de gestão de projetos de Controle (Torre de controle) 

Conhecido como “Torre de Controle”, sua função principal é implementar e estabelecer uma metodologia comum. Outros serviços adicionais são:

• Desenvolvimento e melhoria de processos;
• Definição de métricas;
• Ensinar e controlar metodologias de gerenciamento;
• Definição de padrões para gerenciamento

Em suma este escritório de gestão de projetos atua como um fiscalizador, estabelecendo com as outras áreas a metodologia instituída. O escritório irá disciplinar as atividades, procedimentos e documentação. Quando necessário, ele deverá executar medidas corretivas para garantir que o projeto se ajuste aos padrões estabelecidos. Logicamente é preciso haver flexibilidade. Caso o grau de conformidade seja baixo de forma generalizada deve-se rever o nível dos padrões para melhor adequação ao contexto administrativo da prefeitura em questão.

3. Escritório de gestão de projetos Diretivo (Fonte de recursos)

Este último leva o apelido de “Fonte de Recursos”.  Neste caso considera-se um centro de excelência em projetos. Sua função consiste em inserir gerentes de projeto, com poder diretivo, dentro das secretarias.

Conforme a máquina pública vai criando projetos o gerente designado pelo escritório adiciona este em seu portfólio. Consequentemente, como o mesmo reporta ao  escritório de gestão de projetos, isso garante um alto nível de consistência, independência e transparência, fundamentais para a gestão pública.

Ainda assim é importante frisar que este modelo requer o grau máximo de expertise por parte dos integrantes do  escritório de gestão de projetos. Uma vez selecionado, o gerente de projetos deverá:

• Assumir a responsabilidade política do projeto
• Padronizar as atividades
• Priorizar os projetos da secretaria
• Gerenciar os recursos
• Realizar o alinhamento e articulação entre os projetos existentes

Portanto, o gerente de um escritório de projetos do tipo “fonte de recursos” deverá ter a capacidade e liberdade para realizar o seu melhor trabalho, alinhando a expertise técnica com o plano estratégico municipal.

Requisitos para implementar cada um dos tipos de escritórios de projetos

Antes de começar a implementação é fundamental decidir qual será o tipo de estrutura que melhor combina com a sua administração municipal. Dessa forma é preciso saber quais seriam os requisitos mínimos para implementar cada um dos tipos. A seguir os três requisitos primários:

1. Alinhamento estratégico: É necessário que haja um alinhamento dos objetivos estratégicos entre as áreas envolvidas pelos projetos da prefeitura. Estes devem considerar e atender tanto às necessidades da alta gestão, quanto dos diretores técnicos envolvidos e da população.
2. Sistema Operacional: É imperativa a construção de documentação em sistemas e programas digitais para registro da gestão.
3. Efetivação: Deve-se definir quais serviços serão realizados pelo escritório, o papel de cada integrante da equipe e o espaço físico destinado ao mesmo.

Dito isso, a seguir estão os requisitos específicos para cada um dos três tipos de escritório de projetos.

Requisitos para um Escritório de Projetos de Suporte

Neste modelo deverá ser construída a mentalidade de gerenciamento e execução de projetos dentro da prefeitura.

Os principais critérios para implementação deste tipo de escritório de projetos são: 

1. a aceitação dos procedimentos necessários;
2. profissionais capacitados para realizar treinamentos;
3. cultura de reuniões intersetoriais.

É preciso que a alta administração e os setores envolvidos compreendam que os integrantes do escritório de projetos terão penetração multidirecional nas esferas da prefeitura. Estes por sua vez deverão ter conhecimento nas melhores práticas de gerenciamento de projetos para que apliquem todos os treinamentos e capacitações necessárias entre os envolvidos com os projetos municipais.

Por fim, para o gerenciamento pleno do portfólio é necessário que hajam reuniões intersetoriais com os secretários responsáveis pelos projetos. Essa prática garantirá uma matriz de responsabilidade eficaz que proverá celeridade às empreitadas.

Requisitos para um Escritório de Projetos de Controle

Neste modelo deverá ser implementada uma metodologia que por sua vez deverá ter seu cumprimento gerenciado e monitorado.

Os principais critérios para implementação deste tipo de escritório de projetos são:

1. a conformidade a conformidade dos envolvidos com os novos procedimentos;
2. processos (metodologia);
3. fornecimento de força política para estabelecer os controles necessários. 

Portanto, é necessária a expertise para se definir, criar e implantar uma metodologia de gerenciamento de projeto. Tal como é necessário que os profissionais do escritório tenham a inteligência interpessoal necessária para permear pelas áreas com facilidade. 

Por fim, a alta administração deve reconhecer tal estrutura e seus funcionários para que os mesmos controlem e até estabeleçam determinados procedimentos e prazos.

Requisitos para um Escritório de Projetos Diretivo

Neste modelo os gerentes de projetos assumirão responsabilidade direta sob os mesmos e seus resultados. 

Então, o principal critério para implementação deste tipo de escritório de projetos é que haja profissionais capacitados especializados não somente em gestão de projetos, como também na área correspondente ao projeto. Assim sendo, é necessário que o órgão municipal tenha gerentes especializados em segurança pública, educação, saúde, tecnologia etc.

A melhor metodologia é aquela que se adapta ao ambiente da prefeitura

No fim, é importante dizer que os tipos de escritório de gestão projetos não estão gravados em pedra.

São muitas as possibilidades ou tipos de escritórios de projetos a serem implementados em um município. O melhor é aquele que se adapta aos critérios de cultura, de ideologia da gestão, de histórico, porte, capacidade financeira e experiência com o gerenciamento de projetos em si.

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