Procedimentos desconexos e falta de transparência na execução de projetos públicos faz parte da realidade de diversos municípios brasileiros. Criar um escritório de projetos tem se mostrado a solução definitiva para uma administração pública reverter tal situação.

O escritório de  projetos, formalmente conhecido como Project Management Office (PMO), possibilita a obtenção de conhecimentos, ferramentas e desenvolverá habilidades essenciais. Como consequência, a prefeitura municipal executora se beneficiaria obtendo eficácia em seus resultados.

O texto a seguir discorre sobre este meio de assegurar à  liderança municipal o aumento do número de ações estruturais executadas com êxito durante sua gestão municipal.

O que é um escritório de projetos estratégicos no setor público?

Antes é necessário salientar que este modelo se difere do modelo de gestão de projetos aplicado ao setor privado. Em empresas o foco primário é o crescimento da organização e promoção de lucros para stakeholders. 

Por outro lado, entende-se que o objetivo da gestão de projetos públicos é realizar o máximo de entregas (produtos estruturais). Estas devem ter ser feita na melhor qualidade, menor tempo e dispêndio de recursos, compreendendo as necessidades da cidade quanto à educação, saúde, segurança, cultura, mobilidade, saneamento etc.

Em suma, o PMO tem o papel de gerenciar entregas. Todavia seu funcionamento varia de acordo com as necessidades e capacidade estrutural da administração municipal. Podendo executar as funções de:

• Auditoria: Realizando controle financeiro
• Documentação: Centralizando informações e emitindo relatórios
• Apoio: Intermediando ações entre os envolvidos
• Capacitação: Compartilhando recursos, metodologias, ferramentas e técnicas
• Operacional: Atuando na direção e estruturação de processos.

Não somente diferindo em seu propósito, o escritório de projetos de uma prefeitura também exige uma necessidade de integração particular. 

Quais áreas devem integrar o gabinete de projetos?

O gerente de projetos é responsável por assegurar o sucesso do projeto. Isso não significa que ele seja o responsável por toda a execução do mesmo. A maior responsabilidade parte da unidade com o controle orçamentário da empreitada. Porém é fato que todas as áreas meio contribuem com o escritório de projetos. Seja a secretaria responsável pela execução das finanças, a responsável pela licitação e tramitações jurídicas e a responsável pela construção dos desenhos executivos e peças orçamentárias.

Enfim, todos os participantes serão gerenciados pelo departamento de projetos, geralmente centrado na secretaria de administração, gestão ou planejamento.

Devido às ações transversais pertinentes para o sucesso da gestão de projetos públicos, o funcionamento de um escritório requer uma gama de conhecimentos multidisciplinares. Aqueles responsáveis devem perpassar pelas 10 áreas de conhecimento de gerenciamento, desde entendimento orçamentário até jurídico. 

A Gove está aqui para facilitar e auxiliar aqueles que desejam aplicar essa solução em seu governo.

Agende uma reunião com nossa equipe

Quatro benefícios da criação de um escritório de projetos.

Os órgãos municipais quando criados, são geralmente projetados para trabalhar de maneira independente. Isso dificulta que o secretário possua uma visão do todo. Por consequência, gera-se uma execução descentralizada dos projetos. Cada empreitada é realizada de acordo com os critérios subjetivos da secretaria responsável.

Assim,  a instituição de um PMO em uma gestão pública traz, acima de tudo, uma mudança no paradigma executivo. Colateralmente os seguintes benefícios podem ser percebidos:

Desenvolvimento dos servidores

A mudança de paradigma acompanha a implantação de metodologias. Para tal é necessário a capacitação de servidores. Como capacitador, o escritório deve ser a força motriz que estimula o estado da arte na gestão de projetos. O resultante desenvolvimento profissional e pessoal necessário para assimilar estes conceitos extrapola a simples execução de um projeto e permeia por todo o exercício de sua função como servidor.

Eficácia nos resultados

Criando um escritório de projetos o detalhamento de objetivos a serem alcançados pela gestão por meio deste torna-se imperativo. Por conseguinte o PMO estimulará o planejamento de ações que busquem atingir cada um destes objetivos tal como a mensuração do impacto através de indicadores para, de fato, averiguar se o efeito proveniente está dentro do desejado. 

O correto dimensionamento do efeito do projeto e a mensuração de seu resultado gera uma análise ótima de custo benefício. 

Portanto evita-se desperdício de recursos com ações que apresentam baixo impacto e cria-se um modelo de auto aprimoramento realizando os ajustes necessários de acordo com o valor público total que de fato fora entregue 

Eficiência no uso  dos recursos.

Uma vez que o escritório de projetos é instaurado, é possível uma gestão mais efetiva sobre requisitos, riscos, prazos e recursos. 

Um projeto para sair do “campo das intenções” precisa ser viável. Assim deverá ser feita uma análise de viabilidade, garantindo que não haja ações municipais fadadas ao fracasso.

Mesmo garantindo os requerimentos mínimos, ainda existe a possibilidade de eventos que acarretem no comprometimento parcial ou integral destes recursos. Logo deve-se elaborar um relatório de riscos prevendo estes eventos e ações para mitigar seus efeitos.

Outro elemento é o cronograma do projeto que deve compreender, ao menos, as principais tarefas ligadas ao planejamento, projeto, licitação e execução. Como efeito, o fator comportamental da “noção de prazo” garante agilidade e responsabilidade no desenvolvimento dos processos internos.

Por fim, devido ao monitoramento e gerenciamento que acompanha quais atividades estão concluídas, em andamento ou atrasadas é possível alocar de forma otimizada esforços e recursos.

Transparência na comunicação

Centralizando e padronizando as informações em um PMO a comunicação interna e externa torna-se fluida e facilitada.

Internamente as decisões tornam-se ágeis e simplificadas. A consonância resultante facilita o entendimento, sobretudo, de documentações, indicadores e relatórios.

Como resultado é possível assessorar a alta administração (prefeito, secretários, subsecretários e diretores) subsidiando decisões sobre o direcionamento dos projetos por meio de reuniões e/ou relatórios periódicos. 

Externamente as informações são utilizadas para práticas de governança, imperativa em uma gestão pública moderna. Os projetos em execução e seus resultados permeiam facilidade a opinião pública desenvolvendo legitimidade e confiança na administração pública.

Como criar um escritório de projetos em uma prefeitura?

Como citado acima, o escritório de projetos surge com a premissa de atender a demandas municipais. Estas estão expressas em documentos como o plano de governo e planos plurianuais que compõe assim o planejamento estratégico da gestão. Ter estes planos em mãos é o ponto de  partida.

O segundo passo  para criar um escritório de projetos em uma prefeitura, não é a estruturação do departamento em si, mas a pronta aplicação das metodologias. São as práticas que tornam o gabinete de projetos uma ferramenta efetiva.

Assim sendo, deve ser feita a seleção de um piloto que atenda à critérios de viabilidade: Um projeto estrutural com orçamento viabilizado, impacto social mensurado, aval político e técnico e, por fim, tenha o engajamento dos responsáveis pela execução.

Não obstante caso a organização municipal já tenha antevisto as demandas, provavelmente deverá utilizar um dos projetos presentes no banco de projetos.