O deslocamento dos servidores públicos é um dos requisitos básicos para a execução dos serviços municipais, além disso, é de responsabilidade pública também garantir o deslocamento de munícipes em casos específicos como, transporte escolar e transporte de pacientes. Assim sendo, o gestor municipal precisa garantir que a execução dessa atividade seja realizada da forma menos onerosa possível sem, no entanto, prejudicar a qualidade do serviço prestado. 

Tal como uma empresa que prima pela utilização de seus recursos, possuir uma estratégia municipal de controle de gastos em serviços indispensáveis é essencial para qualificar a destinação do dinheiro público. 

Sendo a frota veicular uma peça indispensável da engrenagem pública, esse artigo vai trazer 5 aspectos para avaliar na redução de custos com veículos municipais.

Os 5 aspectos para a redução de custo de frotas

Neste texto, aprofundaremos algumas questões específicas sobre gestão de veículos, divididas em 5 aspectos:

1. Pessoal
2. Tipos de Frota
3. Combustível
4. Manutenção
5. Tecnologia

O texto a seguir demonstrará como gastos excessivos, seja pela utilização errada, falta de informação ou má gestão, podem ser evitados. Todavia, se você deseja uma avaliação mais profunda e personalizada, entre em contato com a Gove.

1. Capacitação contínua dos motoristas

Apesar do comprometimento do servidor público em cumprir seu dever, uma preparação inadequada para a utilização do veículo pode ser um dos principais custos que passa despercebido pela administração pública. O desconhecimento técnico no manejo dos veículos pode levar ao não reconhecimento de problemas aparentes ou danificação dos mesmos.

Dessa forma, investir no treinamento de condutores garante reduzir e até mesmo evitar custos com frota. Motoristas bem instruídos possuem o conhecimento para a correta utilização e cuidado do veículo, sendo capazes de analisar o estado do veículo e de mantê-lo em bom estado.

Exemplos práticos de boa utilização dos veículos são: a correta passagem de marcha e uma maior constância de velocidade, evitando desacelerações bruscas. Isso poderá resultar na redução do consumo de combustível, em um menor desgaste de pneus e de outras peças essenciais. 

Por fim, vale refletir que a ocasional indisponibilidade de veículos, seja por problema técnicos ou operacionais, leva à ociosidade desnecessária do funcionário.

2. Redução de custo de frotas pelo tipo de contrato

A forma como a frota é adquirida também é um custo considerável, pois o modelo de contrato possui especificidades que influenciarão diretamente no valor final.

• Frota locada: aqui a quantidade de frota pode ser constantemente revisada e otimizada, como em épocas cuja necessidade de deslocamento é reduzida. Outras vantagens importantes da frota locada são:
  • Melhor controle do uso; 
  • Transferência de responsabilidade da manutenção para a contratada;
  • Não ter a necessidade de realização de compras e leilões recorrentes;
  • Ter a frota municipal sempre disponível, pois o veículo é substituído pela contratada quando necessário.
• Frota própria: esse modelo é comumente adotado por prefeituras de cidades pequenas, no entanto, é o de mais difícil gerenciamento. Exige-se uma equipe dedicada para a gestão da manutenção, compra de veículos e a realização de leilão constantemente. Além disso, a prestação dos serviços públicos pode ser prejudicada quando ocorre a não disponibilidade de veículos por problemas mecânicos.Ao renovar os automóveis da frota, deve-se pensar no custo-benefício desse bem: performance, gasto médio de combustível, durabilidade, valores em relação a troca de peças e manutenção. Além disso, deve-se analisar os custos de documentação, tais como seguro e impostos.
• Contratação de aplicativos de transporte: é o modelo mais moderno de oferta de transporte, já adotado por grandes cidades e alguns Estados. Estudos feitos nas cidades onde o modelo foi implantado a mais de 2 anos, a economia estimada chega a 40%, além de ter elevado a quantidade de atuação de fiscais e da vigilância. Conta com relatórios em tempo real da utilização dos veículos e ferramentas que permitem o maior controle dos usuários. 

Por fim, os diferentes modelos não são excludentes, devendo ser analisado a necessidade de cada serviço público e adotar o que melhor se encaixa com a demanda.

3. Redução do custo do combustível

O gasto com combustível, juntamente com os gastos com manutenção, mostra-se uma fonte recorrente e relevante de dispêndio com frota. Optar por veículos modernos e eficientes gera uma redução sensível no valor consumido. Contudo, o aspecto mais sensível está na compra do mesmo. Como o custo com combustível está majoritariamente relacionado à fatores externos, uma forma de contrato que amenize estas flutuações é essencial. Dessa forma trazemos 3 opções de contratação (com suas devidas considerações):

1. 1. Cartão de combustível: com este é possível ter controle de dados (vide o 5o  aspecto) de cada veículo e motorista, como localização e gastos incorridos. Uma grande vantagem do uso de cartão é não necessitar realizar o reequilíbrio do contrato sempre que há alteração do preço do combustível. Outro ponto positivo é a possibilidade de abastecer em outras cidades, uma demanda diária dos motoristas que viajam.
   2. Bomba própria: construir um espaço próprio e licitar o combustível para realizar o abastecimento, e seu controle, por conta própria.
   3. Licitação de postos: possuir uma rede, ou determinados postos credenciados para realizarem o serviço mediante valor contratado. Ao contrário da forma de contratação por cartão de combustível, a licitação de postos exige o reequilíbrio constante do preço do combustível e em algumas cidades a necessidade de realizar o reembolso do abastecimento em outras cidades ao motorista

4. Diminuição dos custos de manutenção de frotas

A má gestão da conservação do veículo leva a gastos exagerados. Esse problema pode ocorrer por compras de peças desnecessárias, contratação de serviços na periodicidade errada, ou pela depreciação dos veículos parados ou até inutilizados.

O ideal é que se tenha um programa de manutenções preventivas. No momento em que os veículos estiverem fora de uso realiza-se às inspeções e as ações de manutenção (o item 5 pode te ajudar com isso) para todos os itens, principalmente: 

• Filtros; 
• Velas;
• Óleo;
• Pneus; 
• Escapamentos; 
• Pastilhas de freio;
• Baterias. 

Esse tipo de manutenção diminui a probabilidade de quebras, que geralmente ocorrem durante o serviço. Portanto, um programa de manutenção preventiva reduz os prejuízos e gastos. É possível também fazer um escalonamento controlado das compras, assim os serviços podem ser realizados com um maior rigor e os veículos permanecem indisponíveis pelo menor tempo possível.

Vale acrescentar que mediante o contínuo uso da frota deve-se reduzir o período entre as manutenções de cada veículo. Um automóvel antigo necessariamente deverá ser inspecionado com mais frequência quando comparado com um novo. A realização da manutenção é obrigatória para toda a frota municipal independente do tipo de serviço de manutenção definido pela prefeitura, próprio ou terceirizado.  A contratação desse tipo de serviço é mais comum via ata de registro de preço (valor mais baixo) ou através da contratação de um cartão de manutenção. Abaixo explicamos melhor cada uma das opções de contratação.

• Contratação de oficina: é a opção mais barata. No entanto, deve-se tomar cuidado no processo licitatório. As candidatas, ao concorrer por preço, compensam aumentando as horas de serviço a serem oferecidas o que acaba aumentando o custo final para a prefeitura.
• Cartão de manutenção: promove mais controle e flexibilidade, facilitando a cotação do serviço, porém a prefeitura estará sujeita a valores de mercado.
  

5. Redução de custos de frotas com a utilização de tecnologia

Utilizando certos sistemas será possível ter dados para realizar a redução de custo frota em todos os aspectos supracitados.

• Software de gestão: avaliar o desempenho de funcionários e o efeito do treinamento de acordo com o consumo durante o uso do veículo.
• Software de manutenção: controlar a periodicidade das manutenções, visando manter as condições regulares da sua frota gerindo informações como:

• • O veículo e seu status atual;
  • A data da última manutenção;
  • Km do veículos.

• Software de desempenho: comparar o consumo de combustível dos veículos, custos de cada um por Km, consumo médios dos pneus e demais peças.

Ficou fácil reduzir custos com veículos municipais?

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