O Domicílio Eletrônico (DE), é uma ferramenta que atua como canal de comunicações de caráter oficial, incluindo o envio de notificações e intimações, para cidadãos e empresas ou para seu representante legal, através de uma caixa postal eletrônica. Por ser uma alternativa recente, há muitas dúvidas em torno do uso da ferramenta. Pensando nisso, criamos o FAQ Domicílio Eletrônico, para responder às principais questões sobre o assunto.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue e aproveite a leitura!

FAQ Domicílio Eletrônico – Lista de perguntas e respostas 

Sobre a ferramenta

O que é e para que serve o Domicílio eletrônico?

O Domicílio Eletrônico (DE) é um sistema digital que possibilita a comunicação eletrônica entre governos e cidadãos e empresas. A ferramenta serve como canal de comunicações de caráter oficial, incluindo o envio de notificações e intimações, para cidadãos e empresas ou para seu representante legal. 

Baseado na Lei de Governo Digital (Lei nº 14.129/21), na prática, o Domicílio Eletrônico é um sistema que organiza as informações oficiais referentes à intimação e notificação do cidadão, através de uma caixa postal eletrônica. 

Cadastro

Por que aderir ao DE?

O domicílio eletrônico do seu município oferece uma série de facilidades aos cidadãos e empresas que fazem adesão ao sistema. Com ele, você pode:

• receber notificações, comunicações oficiais, intimações e avisos dos órgãos municipais;
• acessar documentos oficiais, certidões e processos administrativos;
• encontrar diversos serviços públicos como emissão de documentos e consulta a tributos;

Tudo isso de forma 100% eletrônica, sem a necessidade de se deslocar fisicamente ao órgão de interesse.

Através dessas facilidades o Domicílio Eletrônico tem como benefícios:

• maior segurança e autenticidade, através de tecnologias de assinaturas digitais por exemplo;
• redução da burocracia e dos gastos com emissão e envio de documentos e informações;
• possibilidade de acesso 100% remoto de qualquer lugar aos documentos e informações sobre serviços públicos, apenas com conexão a internet;
• recebimento de todas as informações, notificações, intimações, avisos e comunicações de maneira eletrônica, com alertas sobre as mensagens recebidas por meio de canais como telefone ou e-mail.

Como aderir? (gov.br ou certificado digital)

A adesão ao Domicílio Eletrônico deve ser feita no site do sistema do seu município. Há duas opções de adesão: como pessoa física e pessoa jurídica. Para os municípios X, Y, Z [inserir link dos clientes no futuro] clique nos links. 

Pessoas físicas (gov.br): entre com sua conta gov.br, siga os passos de validação de celular e e-mail e finalize com o download e aceite do termo de adesão ao Domicílio Eletrônico. 

Pessoas jurídicas (certificado digital): entre com o certificado digital da sua empresa, siga com a validação do celular e e-mail e conclua baixando e aceitando o termo de adesão.

O que é termo de adesão e por que preciso aceitar?

O termo de adesão é um documento formal, em que você pessoa física ou jurídica, consente e concorda, de forma esclarecida, em adotar o Domicílio Eletrônico como meio oficial para recebimento de intimações, notificações e comunicações oficiais. 

Ao aceitá-lo você expressa sua ciência e concordância com os termos de uso do DE, protegendo seus direitos, garantindo privacidade as informações trocadas, estabelecendo uma base legal para a comunicação por meio eletrônico. Com o consentimento ao termo há maior garantia e reforço da transparência, segurança e legalidade no uso do DE.

O que é termo de adesão por ofício?

Termo de adesão por ofício é um documento oficial emitido pelo município para formalizar o cadastro de pessoa física ou jurídica ao Domicílio Eletrônico, a partir de obrigatoriedade estabelecida na legislação municipal do DE. 

Nesses casos, pela obrigatoriedade de adesão regulamentada legalmente pela municipalidade, a pessoa física ou jurídica não precisa realizar o processo de aceite ao termo de adesão, já que essa é automática. É preciso, no entanto, ativar a conta por meio de primeiro acesso na página de login do DE do município.

Caixa postal 

O que é caixa postal eletrônica?

A caixa postal é um endereço eletrônico para recebimento de mensagens oficiais, criadas a partir da adesão de pessoa física ou jurídica ao domicílio eletrônico. São criadas caixas para o documento de identificação (CPF ou CNPJ) e para cada inscrição imobiliária ligada ao documento.

Dentro dessas caixas você encontrará todas as mensagens enviadas pela prefeitura para o seu DE.

Quais os tipos de mensagens que posso receber?

Há três tipos de mensagens que você pode receber em suas caixas postais:

• Intimação: ato administrativo através do qual comunica-se a uma parte interessada a necessidade de realizar certa ação ou de prestar esclarecimentos em um processo administrativo, fiscal ou judicial;

• Notificação: utilizada, em geral, para informar uma parte interessada sobre um fato, decisão, obrigação ou situação. Exemplificando: pode conter informações sobre impostos devidos e prazos a serem cumpridos;

• Comunicação: troca de mensagens entre o órgão municipal e os cidadãos/empresas sobre diferentes temas, podendo solicitar alguma ação, ou ser informativa.

Existe prazo para leitura das mensagens?

Sim, porque alguns tipos de mensagens possuem prazo para serem executados. É fundamental, portanto, checar periodicamente sua caixa postal e ativar os alertas de notificações por sms e e-mail.

Procuração

Para que serve a procuração eletrônica?

A procuração eletrônica tem como objetivo permitir que uma pessoa física ou jurídica autorize uma terceira pessoa a agir em seu nome em certas situações relacionadas ao Domicílio Eletrônico. 

Atualmente, a procuração permite o acesso, recebimento de notificações e leitura das mensagens recebidas nas caixas postais pelo procurador, autorizado pelo cidadão ou empresa titular da caixa postal.

Qual o prazo máximo de vigência?

O período de vigência pode ser escolhido de acordo com suas necessidades, selecionando a data correspondente para seu fim. No entanto, o prazo máximo é de 12 meses.

Por que e quando conceder acesso a sua caixa postal?

A concessão de acesso, recebimento de notificações e leitura das mensagens de sua caixa postal pode ter diferentes motivações:

• necessidade de gerenciamento de assuntos pessoas durante períodos de ausência;
• facilitar a comunicação em nome da pessoa;
• permitir acesso a informações importantes.

Nos três casos, a procuração é útil para gerenciar questões administrativas e fiscais, gestão de negócios por um contador ou até mesmo garantir o acompanhamento período a caixa postal, por exemplo.

Como fazer uma procuração?

Acesse sua caixa postal, procure a opção “Procurações” e siga selecionando a caixa postal e o tipo de procuração. Depois escolha a data de início e fim de vigência da procuração, inserindo o nome, CPF, CNPJ e e-mail de quem receberá a procuração e termine enviando a procuração.  

Depois disso, se você for pessoa física: faça login em sua conta gov.br (apenas contas prata ou ouro possibilitam procurações). 

Se você for pessoa jurídica: selecione o certificado digital da empresa.

Feito isso, para ambos os casos de pessoas físicas e jurídicas, o sistema enviará um e-mail à pessoa que receberá a procuração e ela terá até 14 dias corridos para aceitar ou recusar a procuração.